PREPARACIÓN Y DIRECCIÓN DE UNA REUNIÓN

Las reuniones permiten compartir, dentro un grupo de personas, el mismo nivel de conocimiento acerca de un tema o problema y además una toma de decisiones colectiva. La conducción de una reunión hace referencia al conjunto de acciones que deben tomarse para organizar y llevar a cabo una reunión en buenas condiciones y que permita el seguimiento de sus resultados.

PREPARACIÓN

Motivo de la reunión

El propósito de la reunión debe elaborarse con madurez:

¿Cuál es el objetivo de la reunión?

¿Una conferencia en la web sería suficiente?

Alcance de la reunión

Numero de capacidad de participantes: Es necesario amortizar el perfil de los participantes en lo que se refiere al nivel técnico y político.

Duración: Idealmente una reunión no debe durar más de 2 horas.

Agenda: LA agenda delimita la programación del trabajo en temas correctamente formulados. Es necesario establecer plazos correctos para los diversos puntos.

Fecha y reserva de la sala

La fecha deberá establecerse con 15 días de anticipación, como mínimo, para que puedan  enviarse las invitaciones y los avisos a los participantes en un tiempo razonable.

La sala deberá escogerse en base a lo siguiente:

• ·         Capacidad de la sala
• ·         Dimensiones y forma de la sala
• ·         Acceso a internet
• ·         Acceso a ordenadores y un equipo audiovisual

Aviso a los participantes

Para optimizar la eficiencia se podrá preparar un documento introductorio, que se enviara antes de la reunión y en el cual deberán especificarse el contexto, incluyendo temas clave. De esta manera los participantes podrán prepararse mejor para dicha reunión.

Aviso: Deberán enviarse avisos a las personas involucradas para que puedan hacerse cargo de las tareas asignadas.

Invitación: Se enviara una invitación a los participantes además de la invitación al personal del negocio o de la organización.

DIRECCIÓN

Elección de un secretario

Es conveniente designar a un voluntario para que confecciones el borrador del informe. En caso de que se realicen varias reuniones, cada participante deberá ser secretario por turno.

Reseña de la agenda

Antes de llegar al tema principal es conveniente resumir brevemente la agenda del  día, indicar tiempo que se le dedicara a cada tema y nombrar a las personas que participaran en la reunión. Los temas importantes deberán ser tratados al comienzo de la reunión.

Resumen del informe acerca de las decisiones

En caso de que se realicen varias reuniones, las decisiones tomadas en reuniones anteriores podrán ser repasadas para refrescar la memoria de los participantes.

Ambiente de la reunión

Para mejorar la eficiencia de  la reunión, se recomienda servir café o simplemente botellas de agua al comienzo de la reunión. Además de una sala con buenas dimensiones y con una temperatura estable.

Conducta de una reunión

Quizá el trabajo más difícil para un líder o moderador  de equipo es manejar la conducta del mismo en una reunión. La finalidad es obtener lo mejor de todos los miembros del equipo. El líder o moderador es un entrenador que alienta y saca a flote el talento de cada miembro de su equipo. La conducta productiva surge por sí misma en las reuniones; es necesario crearla y dirigirla.

Fuente: http://es.ccm.net/contents/578-como-organizar-una-reunion

RECOMENDACIONES A LA HORA DE HABLAR EN PÚBLICO

Prepara y organiza bien tu tema. No tiene que ser muy elaborado y con muchos argumentos.

Adopta una actitud positiva. Piensa en las cosas que quieres que ocurran; en los puntos que tienes a favor.

Haz uso del buen humor de vez en cuando, sé jocoso, esto te ayudará a sentirte relajado y también atraerá la atención del público.

Respirar profundamente es una de las maneras más eficaces para calmar la ansiedad y el miedo a hablar en público.

Ensayar previamente y varias veces tu exposición, te ayudará a ganar confianza en ti mismo. Puedes practicar ante de amigos y familiares.

Utiliza guías para evitar que te quedes en blanco o pierdas el hilo como diapositivas de PowerPoint. Pero éstas deben estar bien elaboradas para mantener la atención del público.

No te preocupes por el comportamiento del público. Si alguien sale, o se pone a hablar o bosteza, no es ni tu culpa ni tampoco es una catástrofe. No podemos controlar las acciones de las personas.

Creé en lo que estás diciendo y confía en tu preparación. No te preocupes si cometes algún error, todos cometemos errores. Además, el público muchas veces ni se entera de los supuestos errores que hemos cometido; así que no seas demasiado autocrítico contigo mismo.

Fuentes: https://www.youtube.com/watch?v=XJ9MgLIdppg

               https://www.youtube.com/watch?v=ODRhGxg_5E0

               https://www.youtube.com/watch?v=tR99oeLUICA

LIDERAZGO

El liderazgo es la función que ocupa una persona capaz de tomar decisiones y que ejerce influencia sobre un grupo, equipo u organización. Sus principales características son:

 Capacidad de comunicarse

ü  Capacidad de establecer metas y objetivos

ü  Un líder crece y hace crecer a su gente

ü  Tiene que tener carisma

ü  Debe ser responsable

ü  Inteligencia emocional

ü  Capacidad de planeación 

ü  Conoce sus fortalezas

ü  Confianza

ü  Integridad

Se pueden clasificar en:
Formal
Informal
Líder democrático
Líder autoritario
Líder liberal

GRUPOS Y SU CLASIFICACIÓN

Un grupo se define como dos o más individuos, que interactúan y son interdependientes, cuya reunión obedece al deseo de alcanzar objetivos particulares. Los grupos pueden ser:

Grupos formales: está  definido por la estructura de la organización con asignaciones que o establecen tareas y grupos de trabajo. En los grupos formales, el comportamiento que ha de observar queda estipulado por las metas de la organización y depende de ellas.

Grupos informales: son alianzas que carecen de estructura formal y que no han sido determinadas por la empresa.

Los grupos pueden sub-clasificarse ulteriormente en grupos de mando, de tareas, de intereses o amistad.

• El grupo de mando está determinado por el organigrama de la empresa. Se compone de los subordinados que "reportan" directamente a un gerente. El director de una escuela primaria y sus doce maestros integran un grupo de mando, lo mismo que el director de una oficina postal y sus inspectores.
• Los grupos de trabajo, también determinados por la organización, representan a personas que trabajan juntas para efectuar determinado trabajo. Sin embargo, no están limitados a su superior jerárquico inmediato.
• Los grupos de interés surgen cuando las personas que pertenecen o no a grupos comunes de mando o trabajo se afilian para alcanzar cierto objetivo que desean.
• Los grupos de amistad se forman porque los miembros poseen una o mas características comunes.

¿POR QUE LA GENTE SE AFILIA A UN GRUPO?

Hay muchas razones por las cuales un individuo se une a un grupo. Dado que casi todo mundo pertenece a varios grupos, es patente que cada grupo proporciona ciertos beneficios a sus integrantes. Las razones más frecuentes de la afiliación a un grupo son la necesidad de seguridad, esta-tus, interacción, poder y obtención de metas.

Fuente:http://www.uovirtual.com.mx/moodle/lecturas/semi2/8.pdf

CONCLUSIÓN:

Se entiende por grupo cuando dos o más personas se unen para alcanzar objetivos particulares. Existen diferentes tipos de grupos dependiendo de las características que los una o de las particularidades del ambiente que influyan en la interacción. Están los grupos formales e informales y estos a su vez se sub-divide en grupos de mando, de trabajo, de interés y finalmente de amistad. Algunos pueden tener características similares que le dan un grado de afiliación dentro del mismo.

BARRERAS EN EL PROCESO DE COMUNICACIÓN

Comunicarse significa según su raíz latina comunicare hacer en comunión, dar a conocer, estar unido a. Por eso hay una gran diferencia entre ser eficaz en la comunicación, es decir, lograr que los demás comprendan una mensaje, y querer convertirse en un gran orador. 

A través de ese proceso de intercambio como los seres humanos establecen relaciones entre sí y pasan de la existencia individual aislada a la asistencia social comunitaria. Para una mejor comprensión hemos agrupado las diversas barreras que obstaculizan la comunicación en los siguientes grupos: 

• Barreras semánticas: Tienen que ver con el significado de las palabras; cuando no precisamos su sentido, éstas se prestan a diferentes interpretaciones y así el receptor no interpreta lo que dijo el emisor.
• Barreras fisiológicas: Impiden emitir o recibir con claridad y precisión un mensaje, debido a los defectos fisiológicos del emisor o receptor. Tales defectos pueden afectar cualquiera de los sentidos. 
• Barreras psicológicas: Representan la situación psicológica particular del emisor o receptor de la información, ocasionada a veces por agrado o rechazo hacia el receptor o emisor según sea el caso, o incluso al mensaje que se comunica; la deficiencia o deformación puede haberse también a estados emocionales o prejuicios.
• Barreras físicas: Son las circunstancias que se presentan en le medio ambiente y que impiden una buena comunicación; ejemplo: iluminación, distancia, falla, ruidos etc.
• Barreras administrativas: Son las que se originan en estructuras organizacionales inadecuadas, mala planeación y deficiente operación de los canales. Pueden ser presupuestos no aclarados, distorsiones semánticas, expresión deficiente, pérdida en la transmisión y mala retención, escuchar mal y evaluación prematura.

Fuente: http://www.monografias.com/trabajos100/barreras-proceso-comunicacion/barreras-proceso-comunicacion.shtml

ESTRUCTURA, ETAPAS Y RECURSOS DE LOS GRUPOS

ESTRUCTURA
La estructura grupal es el ordenamiento y distribución funcional y jerárquico consistente y estable que emerge a partir de la interacción del que resulta un patrón de relaciones de prestigio, diferencia, sumisión, o aquiescencia repetidas y permanentes reflejo del consenso evaluativo y normativo alcanzado por los miembros.De la anterior definición podemos analizar diferentes aspectos de la estructura del grupo que son los siguientes: 

1. Ordenamiento y distribución funcional jerárquico: en los grupos los sujetos toman ciertos roles que suponen una serie de acciones en el grupo, estos les confieren un cierto estatus en él.

2. Consistente y estable: la estructura del grupo tiende a ser duradera, a perpetuarse en el tiempo.

3. Emergentes de la interacción: la estructura del grupo surge, según la mayoría de los autores, de las relaciones entres los miembros del grupo mediante la cooperación.

4. Patrón de relaciones: como consecuencia de esta interacción surge una serie de relaciones de prestigio, diferencia, sumisión entre el grupo.

5. Repetidas y permanentes: estas relaciones también tienden a prolongarse en el tiempo.

6. Reflejo del consenso evaluativo y normativo: estas relaciones se basan en las normas del grupo y de la evaluación que los miembros del grupo hacen entre sí del rol que toma cada sujeto. 

ETAPAS 
En su evolución, los grupos por lo general pasan de una secuencia estandarizada, denominada modelo de cinco etapas del desarrollo de un grupo. El modelo de las cinco etapas son: formación, tormenta, normalización, desarrollo y terminación.

 1.  La formación se caracteriza por una gran cantidad de incertidumbre sobre el propósito del grupo. sus miembros ¨prueban el agua¨para determinar cuales tipos de comportamiento son aceptables.

2. La etapa de la tormenta es la del conflicto al interior del grupo. Los miembros aceptan la existencia del mismo, pero se resisten a las limitantes que éste impone a la individualidad. Además hay un conflicto acerca de quien controlará el grupo.

3.La tercer etapa es en la que se desarrollan relaciones cercanas y el grupo demuestra cohesión. Esta etapa de normalización termina cuando la estructura del grupo se solidifica.

4.La cuarta etapa es la del desempeño. En este punto, la estructura es funcional aceptada por completo. La energía del grupo se ha transferido en conocer y entenderse uno al otro, a llevar a cabo la tarea de que se trate.

5. Para los grupos de trabajo permanentes, el desempeño es la ultima etapa del desarrollo. Sin embargo, para los comités temporales, equipos, fuerzas de tareas de grupos similares que tienen una labor específica por cumplir, hay una etapa de terminación. Es ésta el grupo se prepara para la desbandada, el alto rendimiento de su trabajo ya no es una prioridad principal sino que la atención se dirige a terminar las actividades.

Fuentes: http://html.rincondelvago.com/estructura-de-los-grupos.html

               http://cursoco.weebly.com/etapas-de-desarrollo-de-un-grupo.html

GRUPOS FORMALES E INFORMALES

Los grupos formales son aquellos que definen la estructura de la organización, con asignaciones determinadas de trabajo que fijan tareas. En estos grupos, el comportamiento de los individuos esta estipulado y dirigido hacia metas de la organización.

Los grupos informales, son alianzas que no tienen estructura formal ni están definidos por la organización. Estos grupos son formaciones naturales del entorno laboral que surgen en respuesta a la necesidad de contacto social. Los grupos formales se subdividen en dos grupos. 

Grupos de mando y grupos de tareas, mientras que los informales se clasifican en grupos de interés y grupos de amigos.Los grupos de mando y de tareas están ligados a la organización formal, por otro lado los grupos de interés y de amigos son alianzas dentro del rubro de grupos informales.

 Los grupos informales prestan un servicio muy importante puesto que satisfacen las necesidades sociales de sus miembros, debido a las interacciones que resultan de la proximidad física al ejecutar las tareas. Cuando las personas pertenecemos a diferentes grupos cada de ellos nos proporcionará diferentes beneficios.

Fuente: http://www.gestiopolis.com/grupos-y-equipos-formales-e-informales-de-trabajo/