Las reuniones permiten compartir, dentro un grupo de personas, el mismo
nivel de conocimiento acerca de un tema o problema y además una toma de
decisiones colectiva. La conducción de una reunión hace referencia al conjunto
de acciones que deben tomarse para organizar y llevar a cabo una reunión en
buenas condiciones y que permita el seguimiento de sus resultados.
PREPARACIÓN
Motivo de la reunión
El propósito de la reunión debe elaborarse con madurez:
¿Cuál es el objetivo de la reunión?
¿Una conferencia en la web sería suficiente?
Alcance de la reunión
Numero de capacidad de participantes: Es necesario
amortizar el perfil de los participantes en lo que se refiere al nivel técnico
y político.
Duración: Idealmente una reunión no debe durar más de 2 horas.
Agenda: LA agenda delimita la programación del trabajo en temas
correctamente formulados. Es necesario establecer plazos correctos para los
diversos puntos.
Fecha y reserva de la sala
La fecha deberá establecerse con 15 días de anticipación, como mínimo,
para que puedan enviarse las invitaciones y los avisos a los
participantes en un tiempo razonable.
La sala deberá escogerse en base a lo siguiente:
- · Capacidad
de la sala
- · Dimensiones
y forma de la sala
- · Acceso
a internet
- · Acceso
a ordenadores y un equipo audiovisual
Aviso a los participantes
Para optimizar la eficiencia se podrá preparar un documento
introductorio, que se enviara antes de la reunión y en el cual deberán
especificarse el contexto, incluyendo temas clave. De esta manera los
participantes podrán prepararse mejor para dicha reunión.
Aviso: Deberán enviarse avisos a las personas involucradas para que
puedan hacerse cargo de las tareas asignadas.
Invitación: Se enviara una invitación a los participantes
además de la invitación al personal del negocio o de la organización.
DIRECCIÓN
Elección de un secretario
Es conveniente designar a un voluntario para que confecciones el
borrador del informe. En caso de que se realicen varias reuniones, cada
participante deberá ser secretario por turno.
Reseña de la agenda
Antes de llegar al tema principal es conveniente resumir brevemente la
agenda del día, indicar tiempo que se le dedicara a cada tema y nombrar a
las personas que participaran en la reunión. Los temas importantes deberán ser
tratados al comienzo de la reunión.
Resumen del informe acerca de las decisiones
En caso de que se realicen varias reuniones, las decisiones tomadas en
reuniones anteriores podrán ser repasadas para refrescar la memoria de los
participantes.
Ambiente de la reunión
Para mejorar la eficiencia de la reunión, se recomienda servir
café o simplemente botellas de agua al comienzo de la reunión. Además de una
sala con buenas dimensiones y con una temperatura estable.
Conducta de una reunión
Quizá el trabajo más difícil para un líder o moderador de equipo
es manejar la conducta del mismo en una reunión. La finalidad es obtener lo
mejor de todos los miembros del equipo. El líder o moderador es un entrenador
que alienta y saca a flote el talento de cada miembro de su equipo. La conducta
productiva surge por sí misma en las reuniones; es necesario crearla y dirigirla.
Fuente: http://es.ccm.net/contents/578-como-organizar-una-reunion
No hay comentarios:
Publicar un comentario